Excel’den ne zaman çıkılır?
Tablo, tek kişinin çalıştığı ve kayıt sayısının düşük olduğu durumda yeterlidir. Aynı dosyaya birden fazla kişi dokunmaya başladığında, geçmiş kayıtların değişip değişmediği takip edilemez hale geldiğinde ve bakiye hesabı her seferinde elle yapıldığında tablo maliyet üretmeye başlar.
Son güncelleme:
Yan yana
| Tablo (Excel/Sheets) | Ön muhasebe yazılımı | |
|---|---|---|
| Geçmiş kayıt değiştiğinde | İz kalmaz | Kim, ne zaman, eski/yeni değer kayıtlı |
| Cari bakiye | Elle hesaplanır | Hareketlerden türetilir |
| Aynı anda birden çok kullanıcı | Çakışma riski | Yetkiyle ayrılmış eş zamanlı kullanım |
| Belge numarası tekilliği | Elle kontrol | Veritabanı düzeyinde zorunlu |
| Tahsilat–fatura eşleştirme | Elle takip | Kayıtlı eşleştirme, kısmi tahsilat |
| Dönem kapanışı | Yok | Dönem kilidi |
| Başlangıç maliyeti | Yok | Kurulum ve devir işi var |
Geçiş vaktinin geldiğini gösteren işaretler
Şunlardan üçü aynı anda doğruysa tablo artık size iş çıkarıyordur: ay sonunda rakamlar tutmuyor ve nedenini bulmak saatler alıyor; “bu müşteri ne kadar borçlu” sorusuna bakmadan cevap veremiyorsunuz; aynı dosyayı iki kişi düzenliyor; hangi faturanın tahsil edildiğini ayrı bir listede takip ediyorsunuz; mali müşavir her ay eksik belge soruyor.
Tablonun asıl sorunu hız değil, izlenebilirlik
Tabloda bir hücrenin üzerine yazmak hiçbir iz bırakmaz. Kesilmiş bir faturanın tutarı değiştiğinde bunu kimse fark etmez ve ay sonunda ortaya çıkan farkın kaynağı bulunamaz. Ön muhasebe yazılımının getirdiği asıl fark, kayıtların hızlı girilmesi değil; kesinleşen kaydın değişmemesi ve değişen her şeyin iz bırakmasıdır.
Geçişte ne yapılır?
Bütün geçmişi taşımak gerekmez. Cari ve ürün listeleri CSV ile aktarılır, açılış bakiyeleri tek bir devir satırı olarak girilir ve o günden sonrası sistemde işlenir. Açık faturalar ayrıca taşınır ki yaşlandırma doğru çalışsın. Tabloyu bir süre paralel tutmak yaygın ve makul bir geçiş yöntemidir.
Bu üründe geçiş
- Cari ve ürün listeleri CSV ile içe aktarılır
- Açılış bakiyeleri ve devir kayıtları için kurulum sırasında destek verilir
- Onaylanan fatura değişmez; düzeltme gerekiyorsa gerekçeli iptal edilir
- Her değişiklik kim–ne–ne zaman olarak, alanın eski ve yeni değeriyle kaydedilir
Nerede uygun değil
Tek kişi çalışıyorsanız, ayda birkaç fatura kesiyorsanız ve stok takibiniz yoksa tablo hâlâ makul bir seçenektir. Bu durumda yazılıma geçmek çözdüğünden fazla iş çıkarabilir.
Sık sorulanlar
Mevcut Excel dosyalarımı aktarabilir miyim?
Cari ve ürün listeleri CSV formatına çevrilerek içe aktarılabilir. Fatura geçmişinin tamamı doğrudan aktarılmaz; genel yaklaşım açılış bakiyesiyle başlamak ve açık faturaları ayrıca taşımaktır.
Geçiş ne kadar sürer?
Süre veri hacminize bağlıdır. Cari ve ürün listesi hazırsa aktarım kısa sürer; açılış bakiyelerinin ve açık faturaların hazırlanması işin asıl zaman alan kısmıdır ve kurulum sırasında birlikte yapılır.
Yarım kalırsa tabloya geri dönebilir miyim?
Evet. Her liste CSV olarak dışa aktarılabilir, dolayısıyla veriniz sistemde kilitli kalmaz. Geçiş sırasında tabloyu bir süre paralel tutmak da yaygın bir yöntemdir.
Demo isteyin
Ürünü kendi verinizle görün. Formu doldurun, size dönüş yapalım.