Ön muhasebe sözlüğü

İşletmenin günlük ticari hareketlerini kaydeden katmandır: cari hesaplar, teklif ve faturalar, tahsilat ve ödeme, stok, gider. Yasal defter tutmaz ve beyanname üretmez; mali müşavirin genel muhasebede kullanacağı veriyi düzenli ve eksiksiz biçimde hazırlar.

Yasal defterlerin tutulduğu, hesap planına göre kayıt yapılan ve beyannamelerin üretildiği katmandır. Genellikle mali müşavir tarafından yürütülür. Ön muhasebenin ürettiği belge ve hareket verisi, genel muhasebenin girdisidir; ikisi birbirinin yerine geçmez.

Gelir İdaresi Başkanlığı’nın elektronik belge düzenidir. e-Fatura, sistemde kayıtlı mükellefler arasında; e-Arşiv, sistemde olmayan alıcılar için düzenlenir. Gönderim ya GİB portalı ya da özel entegratör üzerinden yapılır.

Üründe: Ürün faturayı oluşturur, yazdırır ve e-belge durumunu elle takip etmenizi sağlar. GİB’e otomatik gönderim henüz yoktur ve yol haritasındadır.

Bir mal veya hizmetin fiyatının, miktarının ve koşullarının müşteriye yazılı olarak bildirildiği belgedir. Mali bir sonuç doğurmaz: kabul edilene kadar ne cari hesaba ne de stoğa işler. Kabul edildiğinde zincirin bir sonraki belgesine dönüşür.

Müşterinin kabul ettiği teklifin bağlayıcı hale gelmiş biçimidir. Ne teslim edileceğini ve hangi koşullarla faturalanacağını sabitler. Alış tarafında da karşılığı vardır: tedarikçiye verilen alış siparişi.

Üründe: Teklif tek tıkla siparişe döner ve teklif “kabul edildi” olarak işaretlenir.

Malın fiziksel olarak sevk edildiğini belgeleyen evraktır. Sevkiyat sırasında mala eşlik eder ve stok çıkışının dayanağıdır. Fatura ile aynı şey değildir: irsaliye malın hareketini, fatura ise bedelin doğduğunu gösterir.

Üründe: Stok hareketi irsaliyeden türetilir; kısmi sevkiyat ayrı belge olur.

Satılan mal veya hizmetin bedelini, vergisini ve ödeme koşullarını gösteren ticari belgedir. Düzenlendiği anda alacak doğar ve cari hesaba işler. Satış faturası müşteriye kesilir, alış faturası tedarikçiden gelir.

Teklif → sipariş → irsaliye → fatura sırasının her adımında bir öncekinin kalemlerinin taşınmasıdır. Aynı satırın birden çok kez yazılmasını önler; böylece adımlar arasında miktar veya fiyat farkı oluşma ihtimali ortadan kalkar.

Üründe: Dönüşen belge taslak olarak açılır — göndermeden önce kontrol edip düzenlersiniz.

Taslak, üzerinde hâlâ çalışılan ve mali sonuç doğurmayan belgedir. Onaylı belge ise kesinleşmiştir: cari hesaba ve stoğa işler, artık düzenlenemez. Düzeltme gerekiyorsa belge iptal edilir ve yenisi düzenlenir.

Üründe: Taslak → onaylı → iptal; geri dönüş yoktur. İptal gerekçesi denetim izinde kalır.

Faturanın tamamına değil, tek bir kalemine uygulanan indirimdir. Yüzde veya tutar olarak verilebilir. İskonto brüt tutardan düşülür ve KDV, indirimden sonra kalan matrah üzerinden hesaplanır — sıralama yanlış olursa vergi tutarı da yanlış çıkar.

Üründe: Satır bazlı iskonto %0–100 aralığında; tutarlar sunucuda hesaplanır.

Katma değer vergisinin üzerinden hesaplandığı tutardır. Kalemin brüt bedelinden iskontolar düşüldükten sonra kalan tutar matrahtır. Aynı fatura içinde farklı kalemler farklı KDV oranına tabi olabilir; her kalem kendi matrahı üzerinden hesaplanır.

Kapanmış bir mali döneme yeni kayıt girilmesini ve mevcut kayıtların değiştirilmesini engelleyen kısıttır. Mali müşavire gönderilen rakamların sonradan sessizce değişmemesini sağlar; kapanış sonrası fark çıkmasının en yaygın nedeni budur.

Üründe: Kapalı döneme kayıt girilemez, mevcut kayıt değiştirilemez.

Hangi kullanıcının, ne zaman, hangi kaydı nasıl değiştirdiğini gösteren kayıttır. İyi bir denetim izi yalnızca “değişti” demez; alanın eski ve yeni değerini de saklar. Anlaşmazlıkta ve hata aramada tek güvenilir kaynaktır.

Üründe: Değişen alanlar eski ve yeni değeriyle birlikte yazılır; ayrıca ayrı bir güvenlik günlüğü tutulur.

İki tarafın kendi kayıtlarındaki tutarların birbirini tutup tutmadığının karşılaştırılmasıdır. Banka mutabakatında hesap ekstresi ile sistemdeki hareketler eşleştirilir; cari mutabakatta karşı firmanın bakiyesi ile sizinki karşılaştırılır.

Üründe: Banka hareketleri için mutabakat işaretleme yapılabilir.

Bir mali dönemin kapanışında mali müşavire iletilen rapor ve belge derlemesidir. Amacı, dönem içinde neyin olduğunu tek seferde ve eksiksiz aktarmak; her ay ayrı ayrı belge istenmesini ve unutulan kayıt kalmasını önlemektir.

Üründe: Tek ekrandan alınır; hazır raporlar arasındadır.